근로계약 서류 보존

근로계약 서류 보존

근로기준법 제42조（계약 서류의 보존） 사용자는 근로자명부와 대통령령으로 정하는 근로계약에 관한 중요한 서류를 3년간 보존하여야 한다. 과태료（제116조）: 500만원 이하의 과태료

 

•  사용자는 분쟁이 발생할 경우를 대비하여 근로자명부，근로계약서，임금 대장 등 대통령령으로 정하는 근로계약에 관한 중요한 서류를 작성하여 3년간 보존해야 함

•  이  서류들은  향후  노사간  분쟁의  발생을  예방  또는  해결하는데  필수적인 자료로서 근로자 권익보호와 경영상 리스크 해소에 핵심적 역할을 함

 

순번	항목	보존기간 3년 시작일
1	근로자명부	근로자가 해고되거나 퇴직 또는 사망한 날
2	근로계약서	근로관계가 끝난 날
3	임금대장	마지막으로 작성한 날
4	임금의 결정, 지급방법, 임금계산의 기초에 관한 서류	마지막으로 작성한 날
5	고용, 해고, 퇴직에 관한 서류	근로자가 해고되거나 퇴직한 날
6	승급, 감급에 관한 서류	승급 • 감급이 완료된 날
7	휴가에 관한 서류	휴가가 완료된 날
8	탄력적, 선택적 근로시간제 근로 시간특례 합의 등에 따른 근로자대표와의 서면 합의서류	서면 합의한 날
9	18세 미만 연소자 고용시 연령을 증명하는 가족관계기록사항에 관한 증명서,  친권자 또는 후견인의 동의서	근로자가 18세가 되는 날（18세가 되기 전에 해고되거나 퇴직 또는  사망한 경우에는 그 해고되거나 퇴직 또는 사망한 날）

 

임금대장

근로기준법 제48조（임금대장 및 임금명세서） ① 사용자는 각 사업장별로 임금대장을 작성하고 임금과 가족수당 계산의 기초가 되는 사항，임금액，그 밖에 대통령령으로 정하는 사항을 임금을 지급할 때마다 적어야 한다. 과태료（제116조）: 500만원 이하의 과태료

 

 

•  사용자는 임금을 지급할 때마다 임금대장을 작성하여 3년간 보존해야 함
• 임금대장에 포함될 내용은 분쟁 예방 해소에 필수적인 성명，생년월일， 사원번호，임금 등 시행령에 규정되어 있으며，일용근로자，4인 이하 사업장 등의 경우 생략 가능한 사항이 있음

 

임금대장 기재사항

 사용자는 임금지급할 때마다 다음 사항이 포함된 임금대장을 작성해야 함

< 근로기준법 시행령 제27조제1 항〉 -  성명 -  생년월일，사원번호 등 근로자를 특정할 수 있는 정보 - 고용 연월일 - 종사하는 업무 -  임금 및 가족수당의 계산기초가 되는 사항 - 근로일수 - 근로시간수 -  연장근로，야간근로 또는 휴일근로를 시킨 경우에는 그 시간 수 -  기본급，수당，그 밖의 임금의 내역별 금액（통화 외의 것으로 지급된 임금이 있는 경우에는 그 품명 및 수량과 평가총액） -  법령 또는 단체협약에 따라 임금의 일부를 공제한 경우에는 그 금액（건강보험료，국민연금，고용보험료，소득세 등）

 

임금대장 작성 시 생략이 가능한 내용

구분	생략해도 되는 내용	근거
30일 미만 근무한 일용근로자	생년월일，사원번호 등 근로자를 특정할 수 있는 정보와 임금 및 가족수당의 계산기초가 되는 사항	시행령 제27조제2항
상시 근로자 4인 이하를 고용한 사용자	근로시간수， 연장근로 • 야간근로 • 휴일근로 시간수	시행령 제27조제3항제 1 호
근로기준법 제63조의 근로자*	근로시간수， 연장근로 • 야간근로 • 휴일근로 시간수	시행령 제 27조제 3 항제 2호

 

* 감시 단속적 근로에 종사하는 근로자로서 사용자가 고용노동부장관의 근로시간 등의 적용 제외 승인을 받은 근로자

*  관리 • 감독 업무 또는 기밀을 취급하는 업무에 종사하는 근로자 
* 농림 • 축산 • 수산 • 양식 사업에 종사하는 근로자

 

임금대장 작성 및 보존 방법

•   임금대장은 수기 외에 컴퓨터 등 전자문서로도 작성 가능함
•  필요한 경우 언제라도 출력하여 사용할 수 있다면 임금대장을 전자문서로 보존하는 것도 가능함
•  단，파일로 보관했어도 해킹，바이러스 등으로 문서를 확인할 수 없다면 법 위반의 책임을 질 수 있음